Я хочу разработать плагин, который сделает это:
При нажатии кнопки открывается новое окно почты, но в строке темы есть определенная фраза, например когда я нажимаю кнопку "PROJ123", открывается новое окно почты с темой "[PROJ123]"
Другие функции, которые потребуются:
Как лучше всего это сделать?
Приветствуются любые советы, ссылки, онлайн-ресурсы, примеры!

Чтобы создать плагин для Outlook, я бы прочитал эти ресурсы:
Это не дает прямого ответа на ваш вопрос, но я нашел надстройку, которая может быть вам полезна:
Вы можете использовать VBA и пользовательскую форму или настраиваемое меню. Вот пример кода:
Private Sub cmdCommand_Click()
Dim eml As MailItem
Set eml = Application.CreateItem(olMailItem)
eml.Subject = "Proj1"
UserForm1.Hide
eml.Display
End Sub
Речь идет не о создании кнопки, а в ответ на заголовок: Как разработать плагин для Outlook / Mail?
Вот пошаговое руководство, по которому я разработал свою первую надстройку за 10 минут.
«Пошаговое руководство: создание первой надстройки VSTO для Outlook»
Основные шаги:
Это не создает кнопку.
Название: Как разработать плагин для Outlook / Mail? и я пришел сюда, ожидая узнать, как разработать плагин. Остальные ответы этого не объясняли.
Не тестировал это, но достаточно лаконично!